Matriz de Eisenhower - como priorizar suas tarefas pessoais
Uma pessoa organizada, vale por duas. Já dizia o velho sentado da montanha.
Não é fácil decidir quais reuniões ir, quais pessoas falar, quais assuntos devem ser resolvidos primeiro que outros… É importante conseguir se organizar para dar conta de todos os compromissos e principalmente para manter a sua sanidade em dia. Para me ajudar nesse processo, eu uso (tento) um sistema de priorização chamado Matriz de Eisenhower.
“Who can define for us with accuracy the difference between the long and short term! Especially whenever our affairs seem to be in crisis, we are almost compelled to give our first attention to the urgent present rather than to the important future.” – Dwight D. Eisenhower, 1961 address to the Century Association
Dwight D. Eisenhower foi o 34° presidente dos Estados Unidos. Além disso, ele foi comandante das forças aliadas na Segunda Guerra Mundial. Com esse currículo, ele tinha que lidar com tarefas que eram importantes e urgentes. Então, ele fazia uma separação: decisões que podiam esperar até o dia seguinte, não eram urgentes. Decisões que poderiam ser delegadas para outras pessoas, não eram importantes.
Para organizar essas tarefas e prioriza-las de forma eficaz, a Matriz de Eisenhower é dividida em 4 quadrantes:
- Fazer (importante / urgente). Aqui ficam as coisas que tem consequências claras se não tomarmos decisões imediatamente. Geralmente são problemas e imprevistos. Você deve evitar esse quadrante ao máximo;
- Agendar (importante / não urgente). Aqui são atividades que podem levar um pouco mais de tempo para serem decididas. É importante você entender que este pode ser o quadrante mais importante. Essas tarefas não são necessariamente problemas, mas tarefas que vão te fazer avançar para mais perto dos seus objetivos;
- Delegar (não importante / urgente). Neste quadrante, você precisa entender se a tarefa pode ser feita por outras pessoas ou áreas. Ela não é importante para você imediatamente, mas é urgente o bastante para impactar o seu trabalho ou o trabalho de outras pessoas;
- Eliminar (não importante / não urgente). Aqui são tarefas que realmente não deveriam estar no seu radar. Tarefas que não te ajudarão a alcançar o seu objetivo, ou que tem um potencial de te fazer perder tempo;
Quando você entende a dinâmica do quadrante, a coisa fica muito mais fácil de gerenciar. Já te dando um spoiler: quanto mais você trabalhar no quadrante 2, menos você terá que trabalhar no quadrante 1. Quanto mais disciplina você tiver, menos coisas terão no quadrante 4. Embora o quadrante 4 te dá a oportunidade para fazer tarefas que possam te dar uma gratificação (desestressar, ócio, etc) mais imediata.
“The greats never sacrifice the important for the urgent. They handle the immediate problem and still make sure to secure the future.” - Bobby Axelrod
Um dos meus mantras pessoais é que o longo prazo pauta suas decisões de curto prazo. As suas decisões de hoje devem te que guiar para o seu objetivo de longo prazo. Se isso não estiver acontecendo, você só está improvisando e perdendo tempo. Por isso, é importante que você resolva o que é urgente, mas não tire os olhos do que é importante. Além disso, se estiver resolvendo muitas urgencias, você deve identificar os motivos. Se for no trabalho, pode ser que você esteja sendo impactado com problemas de outras pessoas ou de outras áreas. Dependendo do seu cargo (se for de gestão de outras pessoas, por exemplo), pode ser que elas não tenham autonomia suficiente ou não estejam sabendo resolver os problemas de forma eficaz, e isso acaba subindo para você.
A gestão de tempo é um atributo muito importante num mundo caótico como o de hoje, além de demonstrar como é a sua capacidade de organização e disciplina. Invista alguns momentos para entender como você usa seu tempo. Você vai se surpreender quando descobrir que você não é dono de parte dele. Mas essa é outra história.