Produtividade #2 - Rotina e Workflow usando Todoist

Existem uma série de métodos e workflows de produtividade disponíveis por aí. Mas eu não uso nenhuma de forma completa e íntegra. O que eu fiz foi tentar adaptar hábitos e um ou outro workflow para o minha rotina e tem funcionado muito.

Eu não tenho uma disciplina correta de olhar minha lista de tarefas todos os dias de manha, por exemplo. Eu uso muito o Todoist para organizar as tarefas importantes que precisam ser feitas, mas geralmente, essas tarefas importantes já estão no meu radar (memória) e raramente perco elas de vista. Tanto, que no final do dia, geralmente, só marco todas elas como feitas. Contudo, tem algumas tarefas que deverão ser feitas dali uns dias, então, o Todoist serve para me lembrar delas e melhorar meu planejamento de médio/longo prazo.

Nunca escrevi sobre isso aqui, então, provavelmente pode ser que não faça sentido pra você, mas isso nem importa muito, por que na verdade, suas práticas pessoais de produtividade, tem que fazer sentido pra você. Contudo, é legal saber quais as práticas de outras pessoas para saber se há algum hack que você pode importar e adaptar para sua rotina pessoal.

Priorização: Eisenhower Matrix

Uso a própria ferramenta de prioridades do Todoist para escolher a importância das tarefas. Contudo, uso um esquema simples pra facilitar o processo chamado Matriz de Eisenhower.

Não crio uma matriz bonita e tudo mais. Eu faço o mais simples possível, que é até explicado nesse artigo da própria Todoist:

• Urgent & Important é prioridade P1
• Important & Not urgent é prioridade P2
• Urgent & Unimportant é prioridade P3
• Unimportant & Not urgent é prioridade P4

Levando em consideração a categoria de priorização citada a cima, eu tento me focar mais nos níveis P1 e P2. Entre esses dois níveis, tento sempre me focar nas tarefas que estão em P2. O nível P3 eu evito com todas as forças e P4 eu nem categorizo. Na verdade, eu não deveria fazer nenhuma tarefas que não seja importante ou não seja urgente, então, ou está no Todoist só como lembrete para não esquecer (o que é mais correto estar em um app de anotação, como o Bear) ou nem devo perder tempo cadastrando.

De tempos em tempos faço uma varredura nas tarefas para procurar as tarefas P1 (tarefas urgentes e importantes) que não foram feitas ainda ou aquelas que não tem data pra terminar. Não deveria ter uma P1 esquecida, pois se ela é Urgente e Importante, ela não deveria estar dando sopa por aí durante muito tempo. Então, se eu vejo uma tarefa P1 que está demorando pra ser feita, tento descobrir se ela depende de mim, se depender só de mim, eu “como o sapo”, caso contrário, se ela estiver fora do meu controle total, eu tento diminuir a prioridade (e fico cobrando a pessoa/área para agilizar), até que um dia ela seja feita ou perca importância até chegar no P4.

Coloco data para (quase) tudo

Outro hack que uso é que todas, ou pelo menos a grande maioria das tarefas, devem ter uma data. Oras bolas: se você tem uma tarefa, ela precisa ser feita em algum momento, logo, precisa de uma data para ser feita.

Eu sempre mantenho as datas nas tarefas para que elas fiquem sempre no meu radar. A funcionalidade postpone me ajuda a procrastinar tarefas que podem estar muito cedo para serem feitas ou que eu estimei errado a data de conclusão. Se eu uso muito a funcionalidade de postpone, quer dizer que:

1. Tenho um problema que está me impedindo de executar essa tarefa. Pode ser desde desleixo ou até outras tarefas bloqueando a execução;
2. Verifico se a tarefa ainda precisa ainda ser feita ou perdeu prioridade por conta de alguma circunstância;

Tarefas que não tem data, somem na minha lista. Tento não ter tarefas sem data. Se não tem data para fazer, não é importante e vira só uma anotação.

Labels

A invenção de labels (ou tags) é tão importante quanto a luz elétrica. É uma forma fácil de categorizar e organizar coisas. Não tenho um padrão legal para labels. Contudo, uso a regra padrão universão de uso de labels: uso nome de labels de forma genérica, permitindo que elas possam ser usadas em projetos de assuntos e contextos diferentes.

As minhas labels são:

• habit;
• personal;
• buy;
• read_watch_listen;
• meetings;
• birthdays;

O padrão aí é o tipo de trabalho. A tarefa pode ser um hábito, de cunho pessoal, uma compra, ou assistir algo, etc. Tem espaço pra melhorar aí. Label é uma das features mais flexíveis de taxonomia que existem e está presente em diversos serviços que precisam facilitar a organização, sobretudo textual. Você pode usar labels em formato de verbo. A Todoist tem umas regrinhas legais aqui.

Crie o seu workflow ou pegue um disponível da prateleira e adapte

Como eu disse no início, eu não sigo um workflow “de mercado”. Eu simplesmente customizei meu fluxo de acordo com a minha rotina. Contudo, há uma série de workflows que podem funcionar muito bem para você. Alguns:

• Getting things done
• Time blocking
• Eat the frog
• The Pomodoro Technique
• The Eisenhower Matrix
• Systemist
• The Medium Method
• Objectives & Key Results
• The Weekly Review
• The Commitment Inventory

A Todoist fez um quiz incrível que te ajuda a descobrir qual é o workflow certo pra você. O meu é o Eat the Frog. ;-)

Conclusão

Produtividade é algo pessoal. Acredito que todos já temos uma parte da rotina diária que é executada de forma bastante natural. A outra parte é aquela porcentagem “forçada” das tarefas e da rotina, que precisa ser empurrada para ser executada. A ideia é que você execute suas tarefas da maneira mais limpa, rápida e indolor possível. A produtividade, como já disse em outros momentos, tem mais a ver com a qualidade e com os resultados obtidos do que com a quantidade de coisas que são executadas. Com certeza em alguns momentos será necessário adaptar um pouco alguns dos seus hábitos para encaixar fluxos que tornarão seus dias mais produtivos, contudo, se tornar mais produtivo não quer dizer aumento da qualidade de vida. A graça é entender qual é essa moderação.